1、辦公會議室的燈光設計要求
燈光設計是視頻會議時基本的必要條件，視頻會議的召開時間具有隨機性，會議室內應采用人工冷光源而避免自然光，會議室的門窗可以用深色窗簾遮擋起來。三基色燈一般安裝在會議室天花板上，要在天花板上安裝L型框架，燈管安裝在L型框架拐角處，使燈光不直接照射到物體及與會者，而依靠天花板對燈光的反射、散射照亮會議室。
2、辦公會議室的布局要求
背景墻應進行單獨設計，采用均勻的淺顏色。這是為了防止顏色對人物攝像產生的“奪光”及“反光”效應，通常多采用米色或灰色，不宜使用畫幅，禁止使用強烈對比的混亂色彩，以方便攝像機鏡頭光圈設置。
會議室的其他三面墻壁、地板、天花板等均應與背景墻的顏色相匹配，忌用黑或鮮艷色彩的飽和色，通常采用淺藍色、淺灰色等。每面墻都不適宜用復雜的圖案或掛復雜的畫幅，以免攝像機移動或變焦時圖像產生模糊現象。好將窗戶密封或者安裝茶色玻璃，也可以掛厚布窗簾以防止陽光直射設備。
攝像機鏡頭不應對準門口，若把門口作為背景，人員進出將使攝像鏡頭對攝像目標背后光源曝光。
會議桌：會議桌布置采用排式較好。同時，為減少面部陰影，辦公室裝修時，會議桌建議采用淺色桌面或桌布。
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